Công nghệ ứng dụng trong văn phòng (gọi tắt là công nghệ văn phòng) của doanh nghiệp bạn đã được áp dụng hợp lý hay chưa?
Đáp án cho câu hỏi trên có sức ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của doanh nghiệp. Sự tinh vi của công nghệ văn phòng đang leo thang nhanh chóng và đương nhiên kéo theo đó là sự kỳ vọng của người dùng cũng tăng lên. Công nghệ luôn là một phạm trù rộng lớn vì vậy chúng ta cần xem xét các vấn đề từ mọi khía cạnh. Đầu tiên là vấn đề hệ thống. Các vấn đề như bảo mật, quyền riêng tư và tầng suất nâng cấp mạng,… có tầm ảnh hưởng cao với quy mô toàn văn phòng. Ngoài ra, một khía cạnh tưởng chừng như không ảnh hưởng gì đó là sự hiểu biết về chuyên môn của người lãnh đạo thật ra lại vô cùng quan trọng. Vì chỉ có những doanh nhân có kiến thức chuyên ngành về công nghệ mới có được cái nhìn tổng quát và trực giác nhạy bén. Chính những yếu tố đó sẽ giúp họ dễ dàng quản lý doanh nghiệp của mình.
Dưới đây là 5 cách để nhận biết bạn có đang sở hữu hệ thống công nghệ văn phòng phù hợp hay không và hướng phát triển trong tương lai:
1. Lập một kế hoạch và chỉ ra các cột mốc cụ thể.
Kế hoạch kinh doanh luôn là điều mà các công ty khởi nghiệp và SMBs (công ty vừa và nhỏ) hướng đến. Nhưng vô hình chung, họ luôn nhắm mắt làm ngơ với một kế hoạch khác cũng vô cùng quan trọng là kế hoạch công nghệ. Họ quên mất hoặc không nhận ra rằng: Bạn muốn kinh doanh, bạn cần công nghệ.
Cách tốt nhất để thực hiện một kế hoạch công nghệ là đặt cột mốc cho kế hoạch kinh doanh của chính mình. Ví dụ cơ sở hạ tầng của công ty bạn sẽ thế nào khi bạn đạt mốc 10 hay 100 nhân viên? Doanh thu đạt 10 triệu hay 100 triệu? Thực tế thì công nghệ có mối quan hệ chặt chẽ tới hai yếu tố là số lượng nhân viên và doanh thu. Vì vậy, hai chỉ số này chính là điểm khởi đầu để bạn dự đoán nhu cầu công nghệ trong tương lai.
Tất nhiên để thực hiện một kế hoạch công nghệ không phải dễ dàng vì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được sự tăng trưởng của công ty qua từng năm. Nhưng may mắn thay, hiện nay có rất nhiều giải pháp giúp hướng dẫn cách thực hiện các quy trình này.
2. Nhận biết giá trị chiến lược
Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào các nhà đầu tư, khách hàng, dòng tiền và họ xem công nghệ văn phòng như một loại chi phí.
Điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng trong môi trường ngày nay. Tại sao ư? Vì hơn một nửa số người thuộc thế hệ Millennials (những người sinh năm 1980 đến 1998) cho biết công nghệ văn phòng rất quan trọng trong việc quyết định nơi họ làm việc (Theo một nghiên cứu gần đây của PwC). Trong cuộc sống cá nhân của mình, họ luôn là người chủ động và không ngại đầu tư tiền vào công nghệ. Đó là những chiếc điện thoại mới nhất, laptop cấu hình cao,… Vì vậy, họ hoàn toàn có thể yêu cầu điều tương tự từ nhà tuyển dụng của mình.
Công nghệ văn phòng là một chiến lược đầu tư quan trọng. Nó vượt xa các chức năng thông thường mà bạn có thể nghĩ tới. Công nghệ văn phòng còn phản ánh tầm cỡ của thương hiệu doanh nghiệp bạn, sức hấp dẫn của một nơi làm việc chuyên nghiệp và liệu doanh nghiệp của bạn có thực sự hướng tới tương lai hay không.
3. Đánh giá không gian làm việc
Bất động sản thường là một trong những công ty chịu chi nhất. Một trong các nhân tố vô cùng quan trọng và quyết định việc bạn có hài lòng với công việc của mình hay không là không gian làm việc và cách mà nhân viên tương tác với nhau. Ngành bất động sản ngày nay đang phát triển hơn bao giờ hết và liên tục thay đổi với vô số biến thể. Họ sẵn sàng tạo môi trường làm việc thoải mái, nơi mà nhân viên không bị gò bó hay cố định chỗ ngồi. Thậm chí, còn là làm việc từ xa, không cần đến văn phòng.
Thực hiện kiểm kê chính xác và chuyên sâu về nhu cầu bất động sản chính là chìa khóa cho dấu ấn của doanh nghiệp bạn. Các câu hỏi giúp bạn tìm ra nhu cầu thật sự này có thể là: Bản vẽ của văn phòng bạn đã có cửa chưa? Có phải hầu hết các máy trạm đều không được cố định? Hay có bao nhiêu nhân viên của bạn làm việc từ xa? Dù bạn muốn tạo ra dấu ấn như thế nào đi chăng nữa thì điểm mấu chốt vẫn luôn là các công cụ công nghệ phù hợp. Vì nhân viên của bạn chính là người sử dụng nó để tạo ra sự đột phá cho doanh nghiệp. Đúng là việc cân bằng giữa bất động sản và công nghệ thông tin sẽ là con đường đầy chông gai. Nhưng “ sau cơn mưa, trời lại sáng”, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được những thành tựu đáng ngưỡng mộ.
4. Tuân thủ luật lệ
Ngày nay, phần lớn mọi người đều là những chuyên gia công nghệ trong các lĩnh vực mà họ yêu thích và quan tâm. Mỗi công ty đều có ít nhất một người không thể rời xa chiếc laptop cá nhân của họ. Và cũng chính chiếc laptop cá nhân đó đã vô tình tạo ra một ranh giới vô cùng mỏng manh giữa sự linh hoạt và rối loạn chức năng.
Các công ty lớn luôn có những quy định và tiêu chuẩn CNTT nhất định vì việc đó sẽ giúp họ dễ dàng kiểm soát mọi thứ. Các công ty nhỏ thì luôn trì hoãn việc thực hiện các tiêu chuẩn này, cũng từ đó mà gây ra những rủi ro công nghệ cho doanh nghiệp. Ví như các màn hình máy tính được bán trên Ebay hay máy tính giảm giá trên Best Buy. Nó có thể có ý nghĩa và lợi thế vào thời điểm đó nhưng lại trở nên vô nghĩa vào thời điểm khác. Vì vậy, khi đến thời điểm, bạn cần dứt khoát loại bỏ các thiết bị đã từng là tốt nhất và bắt đầu lại.
5. Xem xét các lựa chọn khác ngoài việc mua hàng.
Điểm mấu chốt cho việc định hướng công nghệ của doanh nghiệp là bạn có đủ vốn để thực hiện hay không? May mắn là ngày nay đã có các giải pháp tiết kiệm chi phí cho bạn: cho thuê và DaaS (Device as a Service) .
Cho thuê sẽ mang lại nhiều lợi thế, ví dụ như cho thuê xe. Bạn không cần lo lắng việc nâng cấp hay hệ thống bảo mật hết hạng. Bạn có thể dễ dàng dự trù chi phí hằng tháng và không lo bị đội chi phí lên cao. Nhiều nhà cung cấp lớn, như Microsoft 365, cung cấp các mô hình đăng ký cho các bộ sản phẩm và dịch vụ tiên tiến nhất của họ.
Ngoài ra, Bạn còn có thể chọn DaaS – giải pháp để giải phóng nhân viên CNTT, giảm chi phí đi kèm với việc mua sắm và triển khai thiết bị. Thông qua DaaS, bạn có thể tùy chỉnh danh mục thiết bị của mình để cung cấp đúng thiết bị cho đúng người dùng. Ngoài ra, bạn còn có thể dễ dàng liên hệ nếu gặp vấn đề kỹ thuật và sẽ được hỗ trợ giải quyết. Và quan trọng nhất là bạn có thể tập trung vào chuyên môn của mình: điều hành doanh nghiệp.
Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy hơn 90% các doanh nghiệp đang lên kế hoạch chuyển đổi nơi làm việc. Công nghệ đang chuyển mình thay đổi với các công nghệ mới như AR, VR và các thiết bị thông minh. Dự đoán rằng các công nghệ mới này sẽ chiếm lĩnh và tạo ra một kỷ nguyên mới. Vì vậy, thay vì chờ đợi, bạn hãy bắt tay ngay vào việc đầu tư hệ thống công nghệ chất lượng cao, an toàn và linh hoạt. Chính những công nghệ này sẽ giúp bạn là người đi đầu, thu hút và giữ chân nhân tài, đảm bảo được nền tảng công nghệ trong những năm tới.
Nguồn: https://www.entrepreneur.com/article/318641
