Bận rộn không tương đương với làm việc hiệu quả. Bạn có thể dành hàng giờ để thực hiện những việc không ưu tiên để cuối cùng không đạt được những mục tiêu quan trọng của mình. Đây thực sự là một nguyên nhân khiến bạn lãng phí thời gian và công sức.
Vấn đề là mức độ ưu tiên và sắp xếp công việc kém. Con người chúng ta thường ưu tiên các nhiệm vụ cấp bách hơn bất kỳ một nhiệm vụ khác, bất kể kết quả dài hạn mang lại như thế nào?
Khi bạn tập trung quá nhiều thời gian cho những công việc khẩn cấp, bạn đã bỏ quên những việc quan trọng trong danh sách việc cần làm của mình. Bằng cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể tập trung nhiều thời gian và năng lượng hơn vào những việc quan trọng nhất.
Ma trận Eisenhower giúp bạn phân biệt và cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình.
Ma trận Eisenhower là gì?
“Có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp”. Dwight D. Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành bốn khung ưu tiên nhiệm vụ nào bạn nên tập trung vào trước và nhiệm vụ nào bạn nên thực hiện sau, ủy quyền hoặc xóa bỏ.
Sự khác biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng
Nguyên tắc cốt lõi đằng sau Ma trận Eisenhower là phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.
- Các nhiệm vụ khẩn cấp là những nhiệm vụ nhạy cảm về mặt thời gian và đòi hỏi sự chú ý của bạn. Những điều này khiến bạn cảm thấy phải có nghĩa vụ giải quyết nhanh chóng nhất. Tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp khiến bạn rơi vào việc phản ứng nhanh chóng, cảm giác phòng thủ, vội vã, hạn chế sự tập trung.
- Các nhiệm vụ quan trọng góp phần vào sứ mệnh, giá trị và mục tiêu dài hạn của bạn. Chúng có thể không mang lại kết quả ngay lập tức (khiến chúng dễ bị sao nhãng). Đôi khi những nhiệm vụ quan trọng cũng khẩn cấp – nhưng thường là không. Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn có một tư duy nhạy bén, điều này có thể khiến bạn cảm thấy bình tĩnh, lý trí và cởi mở với những ý tưởng mới.
Lưu ý: Nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp.
Mọi người có xu hướng tin rằng tất cả các nhiệm vụ khẩn cấp cũng quan trọng. Nhưng thực tế đa số sẽ là không.
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả
Ma trận được sử dụng để chia thời gian chúng ta làm việc thành các loại cấp thiết và quan trọng, được xếp hạng tương ứng:
- Quan trọng và khẩn cấp
- Không quan trọng và khẩn cấp
- Quan trọng và không khẩn cấp
- Không quan trọng và không khẩn cấp
Bằng cách sắp xếp thời gian và nhiệm vụ của mình theo cách này, bạn có thể tránh làm việc liên tục vào nhiều việc trong nhiều giờ liền và thay vào đó bạn có thể làm việc hiệu quả và tiết kiệm được rất nhiều thời gian hơn.
1. Quan trọng và khẩn cấp (Cần thực hiện ngay lập tức)
Đây là nhóm có mức độ ưu tiên cao nhất, nơi bạn sẽ đặt các nhiệm vụ mà bạn nên tập trung dành nhiều sự đầu tư, chú ý vào nó. Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp.
Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Do đó, chúng thường đưa vào trạng thái vội vàng và tình huống cấp bách. Điều này khiến những việc bạn thực hiện không đạt được hiệu quả tối ưu. Nếu bạn muốn có một cuộc sống lành mạnh và khoa học hơn, hãy hạn chế những trường hợp trên.
Điều quan trọng không kém là bạn tránh làm việc hoàn toàn ở mục này. Như bạn sẽ thấy khi sử dụng Ma trận Eisenhower, hãy cân bằng và biết ưu tiên một cách phù hợp các nhiệm vụ để đạt được hiệu quả tốt nhất.
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Nhiệm vụ được lên kế hoạch để thực hiện sau)
Đây là nhóm ưu tiên thứ hai, nó bao gồm các nhiệm vụ quan trọng, nhưng không nhất thiết phải khẩn cấp. Các tác vụ trong nhóm này cần được lên lịch vào một thời điểm khác. Nói chung, những nhiệm vụ này phù hợp với mục tiêu dài hạn của bạn và góp phần vào sự phát triển của bạn. Một ví dụ phổ biến hàng ngày có thể là tập thể dục. Bạn biết điều quan trọng đối với sức khỏe tốt, nhưng bạn không thể dành thời gian cho nó. Vì vậy, bạn cần quyết định thời điểm sẵn sàng để thực hiện nhiệm vụ đó.
Chúng ta thường đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp vào bên lề cuộc sống và tự nói rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó, sau khi giải quyết toàn bộ mấy chuyện khẩn cấp”. Thậm chí, chúng ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất đối với bản thân. Nếu sự trì hoãn đó còn mãi tiếp diễn, hoặc không có kế hoạch, quyết tâm rõ ràng thì “ngày nào đó” còn rất xa.
3. Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
Đây là các nhiệm vụ ít quan trọng đối với bạn hơn so với những người khác nhưng vẫn khá khẩn cấp. Đây là lúc mà tinh thần đồng đội trở nên quan trọng trong bất kỳ văn hóa công ty nào.
Đây là những nhiệm vụ mà về mặt kỹ thuật, bạn có thể tự làm, nhưng đề xuất một người tốt hơn cho công việc đồng nghĩa với việc cải thiện tinh thần đồng đội và dành nhiều thời gian hơn để bạn hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên ở 2 nhóm cần thiết ban đầu.
Bạn nên theo dõi các nhiệm vụ được ủy nhiệm qua điện thoại, e-mail hoặc trong cuộc họp để kiểm tra tiến độ của chúng sau này. Việc ủy quyền mà không có tùy chọn theo dõi cũng vô giá trị như không thực hiện nhiệm vụ nào cả vì cuối cùng không ai có thể chịu trách nhiệm. Và không có doanh nghiệp nào cần các nhiệm vụ chồng chất mà không có ai phụ trách chúng.
4. Nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp (phải được loại bỏ)
Đây là những nhiệm vụ không mang lại cho bạn những giá trị hay đạt được mục tiêu của bạn. Mà thay vào đó nó khiến bạn lãng phí quá nhiều thời gian chẳng hạn như lướt mạng xã hội, xem phim, chơi game,…
Tất nhiên, điều này không có nghĩa rằng bạn cần loại bỏ những nhiệm vụ trên một cách hoàn toàn. Thế nhưng, bạn cần phân bổ thời gian cho những việc này ở mức tối thiểu nhất, ít hơn hoặc bằng 5% trên tổng thời gian sinh hoạt là con số phù hợp.
Biết cách sắp xếp và loại bỏ hợp lý những thói quen xấu sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và sự tập trung để thực hiện những nhiệm vụ đáng được ưu tiên hơn.
Hướng dẫn sử dụng Ma trận Eisenhower:
- Lập danh sách việc cần làm. Điều này giúp tâm trí của bạn khỏi việc ghi nhớ liên tục. Ngoài ra, bằng cách này, bạn sẽ tự chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ mà bạn đã ưu tiên.
- Đặt giới hạn nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong một nhóm nhiệm vụ. Thông thường không nên quá 8 nhiệm vụ trên mỗi nhóm.
- Luôn đặt câu hỏi điều gì đáng làm trước. Đây là một cách giúp bạn biết được nên đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ như thế nào là hợp lý.
- Lập kế hoạch vào cuối ngày để triển khai và bắt đầu vào ngày hôm sau.
- Loại bỏ phiền nhiễu. Đừng để người khác xác định mức độ ưu tiên của bạn
- Sử dụng các công cụ để giúp bạn tránh xa các thói quen xấu, chẳng hạn như các công cụ chặn mạng xã hội để ngăn bạn duyệt web trong giờ làm việc.
- Theo dõi các nhiệm vụ bạn ủy quyền cho người khác để xem tiến độ của nhiệm vụ công việc đang ở mức độ nào.
- Cuối cùng hãy ghi nhớ cố gắng không trì hoãn.
KẾT LUẬN
“Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn, mà là sắp xếp các ưu tiên của bạn.” – Stephen Covey
Hầu hết mọi người cố gắng tìm thời gian trong lịch trình bận rộn của họ để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp đó. Tích hợp Ma trận Eisenhower vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn sẽ giúp bạn lên lịch ưu tiên dựa trên những gì quan trọng nhất đối với bạn. Ma trận Eisenhower giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức, tránh việc bị áp lực, rối tung khi phải xử lý quá nhiều công việc. Nhưng thực chất vì bạn không biết cách sắp xếp mức độ ưu tiên cho công việc.
Hãy dành thời gian để suy nghĩ về những nhiệm vụ cần giải quyết và sắp xếp nhiệm vụ nào thuộc nhóm nào, từ đó đưa ra những quyết định, ưu tiên tốt nhất giúp bạn đạt được mục tiêu hiệu quả.
