Sở hữu một đội ngũ nhân lực dồi dào, tài năng và năng suất làm việc tốt, là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo, doanh nghiệp nào cũng đều kỳ vọng. Nhân viên là lực lượng quan trọng giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc khá lớn vào đội ngũ nhân viên.
Vậy làm thế nào để các nhà lãnh đạo, quản lý có thể nâng cao năng suất làm việc của nhân viên mà vẫn tiết kiệm thời gian? Dưới đây là 10 điều hàng đầu bạn có thể thực hiện để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
1. Ủy quyền hiệu quả
Mặc dù đây là cách rõ ràng, có vẻ dễ dàng thực hiện nhất, nhưng nó thường khó áp dụng vào thực tế. Các nhà quản lý luôn muốn nắm quyền kiểm soát thật tốt tất cả mọi thứ. Họ muốn trực tiếp thực hiện mọi thứ, và họ nghĩ rằng để đảm bảo chất lượng công việc họ cần chỉ đạo trực tiếp từng công đoạn trong kế hoạch.
Những điều này không có gì sai khi họ muốn ưu tiên về mặt chất lượng, nhưng việc tự mình kiểm tra từng chi tiết nhỏ thay vì ủy thác có thể làm lãng phí thời gian quý báu của mọi người. Thay vào đó, hãy giao trách nhiệm cho những nhân viên có năng lực, và tin tưởng rằng họ sẽ thực hiện tốt nhiệm vụ.
Điều này mang lại cho nhân viên của bạn cơ hội để đạt được các kỹ năng và kinh nghiệm lãnh đạo mà cuối cùng sẽ mang lại lợi ích cho công ty của bạn. Hãy trao cho họ cơ hội, ủy quyền trách nhiệm và công việc cho nhân viên, để họ chứng minh được năng lực và giá trị họ mang đến cho doanh nghiệp.
2. Kết hợp nhiệm vụ và kỹ năng
Hiểu được các kỹ năng và hành vi, tính cách của nhân viên là điều cần thiết để tối đa hóa hiệu quả công việc. Việc thấu hiểu hành vi, tính cách ở đây, không phải là việc bạn tìm hiểu hay soi xét đến đời sống riêng tư của họ, chỉ nên xem xét và hiểu trong công việc.
Ví dụ, một người hướng ngoại, sáng tạo, có tư tưởng lạc quan có lẽ là người phù hợp để giao tiếp và chăm sóc, tư vấn cho khách hàng. Tuy nhiên, họ có thể gặp khó khăn nếu được giao một nhiệm vụ chi tiết, chuyên sâu hơn về quy tắc thực hiện.
Tránh việc yêu cầu nhân viên của bạn phải giỏi mọi thứ nhưng không hiệu quả – thay vào đó, trước khi giao việc cho nhân viên, hãy xem xét ai là người phù hợp nhất để thực hiện nhiệm vụ, công việc này.
3. Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là điều cần thiết để cải thiện năng suất của nhân viên. Theo báo cáo của Economic Intelligence Unit, giao tiếp kém có thể dẫn đến một loạt các kết quả tiêu cực, bao gồm:
- Sự trì hoãn, chậm trễ công việc hoặc không hoàn thành các dự án
- Mức độ căng thẳng lớn
- Mất doanh thu
Việc thường xuyên giao tiếp, trao đổi sẽ giúp mọi người dễ dàng bày tỏ ý kiến, mong muốn về công việc. Điều này có thể tạo ra cảm giác thấu hiểu lẫn nhau và xây dựng niềm tin cũng như hiệu quả công việc tốt hơn. Tuy nhiên, việc giao tiếp với nhân viên phải được giữ chừng mực, không thể nói chuyện như bạn bè, mà là giao tiếp và trao đổi để giải quyết vấn đề và hiểu tâm lý, hành vi của nhân viên mình hơn.
4. Mục tiêu rõ ràng
Bạn không thể mong đợi nhân viên làm việc hiệu quả nếu họ không có mục tiêu tập trung để hướng tới. Nếu một mục tiêu không được xác định rõ ràng và có thể đạt được, nhân viên sẽ làm việc kém hiệu quả hơn.
Vì vậy, hãy cố gắng đảm bảo sự phân công của nhân viên càng rõ ràng và càng thu hẹp càng tốt. Hãy cho họ biết chính xác những gì bạn mong đợi ở họ và cho họ biết cụ thể nhiệm vụ này sẽ có tác động như thế nào.
Một cách để làm điều này là đảm bảo các mục tiêu đạt được các tiêu chí “SMART” – cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Trước khi giao cho nhân viên một nhiệm vụ, hãy tự hỏi xem nó có phù hợp với từng yêu cầu này không. Nếu không, hãy tự hỏi bản thân làm thế nào nhiệm vụ có thể được điều chỉnh để giúp nhân viên của bạn tập trung và hiệu quả.
5. Khuyến khích nhân viên
Một trong những cách tốt nhất để nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên đó chính là khuyến khích và công nhận họ. Công nhận họ hoàn thành tốt nhiệm vụ, công việc sẽ khiến họ cảm thấy được đánh giá cao, nỗ lực họ bỏ ra là xứng đáng. Mọi người đều muốn thể hiện thành tích của mình với người khác. Ghi nhận công khai cũng giúp thúc đẩy sự nỗ lực vươn lên của mọi người trong tổ chức.
Khi nhân viên làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, công bằng sẽ giúp họ có được động lực tốt hơn trong công việc. Đồng thời giúp thu hút được nhiều nhân viên tham gia và thúc đẩy động lực làm việc cho những nhân viên khác.
6. Tạo ra sự tập trung, chuyên nghiệp
Hãy hạn chế hết mức có thể để cố gắng không giao cho nhân viên những nhiệm vụ bất chợt, lặt vặt. Chen ngang vào những công việc mà họ đang thực hiện, khiến nhân viên của bạn bị mất tập trung. Hoặc khiến họ cảm thấy quá nhiều công việc và không nhận thấy rõ trách nhiệm, công việc nào nên được ưu tiên hơn, dẫn đến hiệu quả công việc không cao.
Hãy xem lại quy trình làm việc và thống nhất cũng như phương pháp giao việc đúng cách, chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên của bạn cảm thấy nhiệm vụ rõ ràng và biết kế hoạch làm việc như thế nào cho hiệu quả.
7. Đào tạo và phát triển nhân viên
Đa số lý do dẫn đến hiệu quả kém là do nhân viên không hiểu rõ nhiệm vụ của họ, chuyên môn và kiến thức của họ chưa tốt để thực hiện. Theo thời gian, họ sẽ cảm thấy mất động lực hay tự ti, thất vọng trong công việc.
Cách tốt nhất để khắc phục là hãy đào tạo cho nhân viên của bạn những kiến thức, kỹ năng hay kỹ thuật mới. Có thể tổ chức những buổi đào tạo nội bộ, dự thảo,…Tất cả các phương pháp này sẽ cung cấp cho nhân viên những kỹ năng bổ sung cho phép họ thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả hơn.
8. Xây dựng văn hóa phản hồi, góp ý lành mạnh
Không có hy vọng tăng hiệu quả làm việc của nhân viên nếu ngay từ đầu họ không biết mình đang làm việc kém hiệu quả. Đây là lý do tại sao đánh giá hiệu suất là điều cần thiết – đo lường hiệu suất của nhân viên, sau đó tổ chức các cuộc họp cá nhân để cho họ biết họ xuất sắc ở đâu hay họ yếu kém chỗ nào và họ cần phải làm việc như thế nào.
Vì vậy, sau khi xem xét nhân viên của bạn, hãy hỏi họ xem bạn có thể làm gì để giúp họ cải thiện. Có thể họ muốn được hướng dẫn thêm một chút về một số công việc nhất định, hoặc muốn có thêm một chút không gian để tự do sáng tạo. Yêu cầu phản hồi không chỉ cung cấp cho bạn những cách rõ ràng, tức thì để giúp nhân viên của bạn tiến bộ mà còn khuyến khích văn hóa đối thoại cởi mở sẽ cho phép tiếp tục phát triển theo thời gian.
9. Sử dụng công cụ quản lý phù hợp
Đối với doanh nghiệp, đầu tư vào phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp có thể giúp bạn thực hiện quản lý doanh nghiệp theo quy trình một cách hiệu quả. Phần mềm AHIT Cloud Erp sẽ giúp tổ chức của bạn cải thiện hiệu suất làm việc thông qua việc:
- Giúp doanh nghiệp quản lý dự án, tiến độ dự án công việc một cách nhanh chóng
- Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên một cách công bằng, dễ dàng.
- Không chỉ quản lý về nhân sự, dự án. Hệ thống giúp bạn có thể quản lý đơn hàng, dịch vụ và hợp đồng.
- Các dữ liệu phòng ban được thống nhất trong một phần mềm duy nhất.
KẾT LUẬN
Kỹ năng lãnh đạo là 1 phần rất quan trọng và mang tính quyết định tới thái độ làm việc và hiệu suất làm việc nhóm. Hãy luôn nâng cao kiến thức, kỹ năng quản lý thật tốt để có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được hiệu quả và phát triển cao nhất.
