Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc giúp các tổ chức quản lý và cải tiến hệ thống công việc. Học cách hình dung công việc và nâng cao hiệu quả với Kanban.
Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc tinh gọn phổ biến để xác định, quản lý và cải tiến các dịch vụ cung cấp công việc kiến thức. Nó giúp bạn hình dung công việc, tối đa hóa hiệu quả và cải tiến liên tục.
Công việc được thể hiện trên bảng Kanban, cho phép bạn tối ưu hóa việc phân phối công việc trên nhiều nhóm và xử lý ngay cả những dự án phức tạp nhất trong một môi trường duy nhất.
Bắt nguồn từ sản xuất, sau này nó trở thành phương pháp được các nhóm phát triển phần mềm Agile tuyên bố bản quyền. Gần đây, nó bắt đầu được các đơn vị kinh doanh trên nhiều ngành công nghiệp công nhận.
Khi ngày càng có nhiều người nghe về Kanban, nhiều câu hỏi nảy sinh:
• Kanban chính xác là gì?
• Các nguyên tắc và thực hành Kanban là gì?
• Những lợi ích của việc áp dụng Kanban là gì?
Dưới đây là những điều quan trọng nhất bạn cần biết về phương pháp và ứng dụng thực tế của nó.
Định nghĩa Kanban và Giới thiệu tóm tắt
Định nghĩa Kanban
Từ tiếng Nhật “kanban”, có nghĩa là “bảng trực quan” hoặc “dấu hiệu”, đã được sử dụng với nghĩa là một định nghĩa quy trình từ những năm 1950. Lần đầu tiên nó được Toyota phát triển và áp dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất đúng lúc. Mặt khác, thuật ngữ viết hoa “Kanban” được biết đến và gắn liền với sự xuất hiện của “Phương pháp Kanban”, được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 2007.
Nguồn gốc của Kanban
Ban đầu, nó hình thành như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS). Vào cuối những năm 1940, Toyota đã đưa sản xuất “đúng lúc” vào sản xuất của mình. Cách tiếp cận đại diện cho một hệ thống kéo. Điều này có nghĩa là sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng chứ không phải là thông lệ đẩy tiêu chuẩn để sản xuất hàng hóa và đẩy chúng ra thị trường.
Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất Tinh gọn hay đơn giản là Lean. Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.
Phương pháp Kanban
Vào đầu thế kỷ 21, các công ty chủ chốt trong ngành công nghiệp phần mềm nhanh chóng nhận ra cách Kanban có thể thay đổi tích cực cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Với sự tập trung ngày càng cao vào hiệu quả và bằng cách khai thác những tiến bộ trong công nghệ máy tính, Kanban đã rời khỏi lĩnh vực công nghiệp ô tô và được áp dụng thành công vào các lĩnh vực thương mại phức tạp khác như CNTT, phát triển phần mềm, R&D và những lĩnh vực khác.
Thật vậy, những gì chúng ta công nhận là Phương pháp Kanban đã xuất hiện vào đầu năm 2007. Đó là kết quả của nhiều năm thử nghiệm, kinh nghiệm và nỗ lực chung của những nhân vật hàng đầu trong cộng đồng Lean và Agile, chẳng hạn như David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber và những người khác.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập bảng Kanban đơn giản nhất với ba cột cơ bản – “Đã yêu cầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó sẽ đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt động trơn tru.
Nhưng phương pháp Kanban hoạt động như thế nào?
Nguyên tắc Kanban
Trước khi khám phá các giá trị Kanban chi tiết hơn, chúng tôi muốn xác nhận rằng phương pháp ở dạng và hình thức mà chúng tôi áp dụng và sử dụng ngày nay đã xuất hiện do nỗ lực hợp tác của nhiều người. Cộng đồng Kanban đang mở rộng nên ghi nhận những ý tưởng và đóng góp này.
David J. Anderson (nhà tiên phong trong lĩnh vực Tinh gọn / Kanban cho công việc tri thức và là một trong những cha đẻ sáng lập của phương pháp) đã xây dựng phương pháp Kanban như một cách tiếp cận đối với quá trình gia tăng, tiến hóa và hệ thống thay đổi cho các tổ chức làm việc tri thức. Nó tập trung vào việc hoàn thành công việc và các nguyên tắc cơ bản của nó có thể được chia thành hai loại nguyên tắc và sáu cách thực hành.
Chúng ta hãy xem xét các nguyên tắc Kanban là gì.
Thay đổi nguyên tắc quản lý
Kết hợp với các quy trình đã được thiết lập theo cách không gián đoạn, theo đuổi những thay đổi mang tính tiến hóa và cải tiến liên tục. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các nguyên tắc quản lý thay đổi Kanban.
Nguyên tắc 1: Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ
Kanban cung cấp sự linh hoạt để sử dụng phương pháp này trên các quy trình công việc, hệ thống và quy trình hiện có mà không làm gián đoạn những gì đã có. Phương pháp thừa nhận rằng các quy trình, vai trò, trách nhiệm và chức danh hiện có có giá trị và nhìn chung, đáng được bảo tồn. Đương nhiên, nó sẽ nêu bật các vấn đề cần được giải quyết và giúp đánh giá và lập kế hoạch thay đổi để việc thực hiện chúng không gây gián đoạn nhất có thể.
Nguyên tắc 2: Đồng ý theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hóa
Phương pháp Kanban được thiết kế để đáp ứng sức đề kháng tối thiểu. Nó khuyến khích các thay đổi nhỏ liên tục gia tăng và tiến hóa đối với quy trình hiện tại bằng cách triển khai các hình thức cộng tác và phản hồi. Nói chung, những thay đổi sâu rộng không được khuyến khích vì chúng thường gặp phải sự kháng cự do sợ hãi hoặc không chắc chắn.
Nguyên tắc 3: Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ
Lãnh đạo ở tất cả các cấp bắt nguồn từ những hiểu biết hàng ngày của mọi người và hành động để cải thiện cách làm việc của họ. Không quan trọng như bạn có thể nghĩ, mỗi quan sát được chia sẻ sẽ thúc đẩy một tư duy cải tiến liên tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu ở cấp độ nhóm / bộ phận / công ty. Đây không thể là một hoạt động cấp quản lý.
Nguyên tắc cung cấp dịch vụ
Kanban hướng tới việc phát triển cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ. Nó đòi hỏi bạn phải hiểu sâu sắc nhu cầu của khách hàng, tạo ra một mạng lưới dịch vụ nơi mọi người tự tổ chức công việc và đảm bảo rằng hệ thống của bạn liên tục phát triển.
Nguyên tắc 1: Tập trung vào nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng
Mang lại giá trị cho khách hàng phải là trọng tâm của mỗi tổ chức. Việc hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng mang lại sự chú ý đến chất lượng của các dịch vụ được cung cấp và giá trị mà nó tạo ra.
Nguyên tắc 2: Quản lý công việc
Quản lý công việc trong mạng lưới dịch vụ của bạn đảm bảo rằng bạn trao quyền cho mọi người khả năng tự tổ chức xung quanh công việc. Điều này cho phép bạn tập trung vào các kết quả mong muốn mà không bị “nhiễu” do quản lý vi mô những người cung cấp dịch vụ tạo ra.
Nguyên tắc 3: Thường xuyên Rà soát Mạng lưới Dịch vụ
Sau khi được phát triển, cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ yêu cầu đánh giá liên tục để thúc đẩy văn hóa dịch vụ khách hàng. Thông qua việc sử dụng các đánh giá thường xuyên về mạng lưới dịch vụ và đánh giá các chính sách công việc được áp dụng, Kanban khuyến khích việc cải thiện các kết quả được giao.
Thực hành Kanban
Khi đặt mục tiêu triển khai phương pháp Kanban, mọi tổ chức phải cẩn thận với các bước thực hành. Sáu thực hành cốt lõi cần phải có để thực hiện thành công. Mặc dù nắm vững những điều này là rất quan trọng, nhưng đó là một quá trình phát triển – gần 40% tất cả các tổ chức thừa nhận rằng cách họ sử dụng các phương pháp Kanban vẫn đang phát triển. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn và hiểu sáu cách thực hành của Kanban là gì.
• Hình dung quy trình làm việc
• Hạn chế công việc đang thực hiện
• Quản lý luồng
• Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng
• Triển khai các vòng phản hồi
• Cải thiện cộng tác
1. Hình dung Quy trình làm việc
Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc. Bản thân bảng Kanban đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả các rủi ro và thông số kỹ thuật của nó.
Điều đầu tiên và quan trọng nhất đối với bạn là hiểu những gì cần thiết để đưa một mặt hàng từ yêu cầu thành sản phẩm có thể giao hàng. Nhận biết được cách thức công việc diễn ra trong hệ thống của bạn sẽ đưa bạn đến con đường cải tiến liên tục bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết và được quan sát kỹ lưỡng.
Khi bạn bắt đầu làm việc với mục X, bạn kéo mục đó từ cột “Việc cần làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn. Đương nhiên, bảng Kanban của bạn có thể có cách nhìn khác vì nó phụ thuộc vào nhu cầu và quy trình cụ thể của bạn.
2. Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)
Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo một số lượng mục đang hoạt động có thể quản lý đang được tiến hành tại một thời điểm bất kỳ. Nếu không có giới hạn công việc đang thực hiện, bạn không làm Kanban. Việc chuyển trọng tâm của nhóm giữa chừng thường sẽ gây hại cho quá trình và đa nhiệm là một con đường chắc chắn để tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả.
Giới hạn WIP có nghĩa là triển khai một hệ thống kéo trên các bộ phận hoặc toàn bộ quy trình làm việc. Đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ chỉ được “kéo” sang bước tiếp theo khi có dung lượng khả dụng. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ các khu vực có vấn đề trong quy trình của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.
3. Quản lý luồng
Quản lý dòng chảy là quản lý công việc chứ không phải quản lý con người. Theo dòng chảy, chúng tôi muốn nói đến sự di chuyển của các hạng mục công việc trong quá trình sản xuất với một tốc độ có thể dự đoán được và bền vững.
Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một dòng chảy thông suốt, lành mạnh. Thay vì quản lý những người vi mô và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống. Điều này có nghĩa là hệ thống Kanban của bạn đang tạo ra giá trị nhanh hơn.
4. Làm cho Chính sách Quy trình rõ ràng
Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao quy trình của bạn nên được xác định rõ ràng, xuất bản và xã hội hóa. Mọi người sẽ không liên kết và tham gia vào điều gì đó mà họ không tin là sẽ hữu ích.
Khi mọi người đều quen thuộc với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định có tác động tích cực. Các chính sách công việc thưa thớt, dễ thấy, xác định rõ và có thể thay đổi (nếu / khi cần thiết) có sức mạnh thúc đẩy khả năng tự tổ chức của mọi người.
5. Vòng lặp phản hồi
Đối với các nhóm và công ty muốn nhanh nhẹn hơn, việc thực hiện các vòng lặp phản hồi là một bước bắt buộc. Họ đảm bảo rằng các tổ chức đang phản ứng đầy đủ với những thay đổi tiềm ẩn và cho phép chuyển giao kiến thức giữa các bên liên quan.
Kanban đề xuất việc sử dụng cadences (vòng phản hồi) ở cấp độ nhóm cũng như cadences hướng dịch vụ.
Một ví dụ về nhịp độ cấp nhóm là Cuộc họp Kanban Nhóm hàng ngày để theo dõi trạng thái và quy trình làm việc. Nó giúp xác định năng lực hiện có và tiềm năng để tăng tốc độ giao hàng. Nó diễn ra trước bảng Kanban, và mọi thành viên nói với những người khác những gì họ đã làm ngày hôm trước và những gì họ sẽ làm ngày hôm nay.
Các quy trình định hướng dịch vụ trong Kanban, chẳng hạn như hoạt động, cung cấp dịch vụ và các cuộc họp rủi ro, nhằm mục đích đồng bộ hóa và cải thiện việc cung cấp dịch vụ của bạn. Đầu ra của những đánh giá này, chẳng hạn như hiểu điều gì đang cản trở việc cung cấp dịch vụ hiệu quả, sẽ đóng vai trò là đầu vào ra quyết định để cải tiến liên tục mạng lưới dịch vụ của bạn.
Mặc dù các cuộc họp tập trung và thường xuyên với ít người tham dự hơn đã được chứng minh là một phương pháp tốt, nhưng thời lượng lý tưởng của các cuộc họp Kanban cụ thể phụ thuộc vào bối cảnh, quy mô nhóm và chủ đề của bạn.
6. Cải thiện tính hợp tác (Sử dụng Mô hình & Phương pháp Khoa học)
Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua hợp tác thực hiện các thay đổi dựa trên các phương pháp, phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.
Nuôi dưỡng một nền văn hóa tổ chức nơi mọi giả thuyết được chứng minh là có kết quả tích cực hoặc tiêu cực là rất quan trọng để phát triển tư duy tập trung vào việc cải tiến thông qua thay đổi tiến hóa.
Hi vọng bài viết này giúp bạn hiểu được cách quản lý quy trình làm việc với Kanban. Với 15 năm kinh nghiệm, AHIT Corporation luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ cho bạn và doanh nghiệp của bạn về thiết kế website doanh nghiệp, thiết kế wesite thương mại điện tử, lập trình mobile app, thiết kế UI/UX, giải pháp AHIT One Stop More Solutions, giải pháp chuyển đổi số.
Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline, form liên hệ và email.
Thành Công Của Bạn Là Sứ Mệnh Của Chúng Tôi – Your Success Is Our Mission.
