Trong xu thế hội nhập và cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn để cập nhật những đổi mới của thị trường và sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp. Để có thể tạo lập giá trị và khẳng định vị thế trên thị trường, các doanh nghiệp cần phải lĩnh hội những thay đổi công nghệ số cũng như cải tiến liên tục những đề xuất để phát triển và hội nhập với nền kinh tế mới. Vậy làm thế nào để có thể thực hiện được điều đó?
Nguyên tắc Kaizen là một trong những yếu tố để hoạch định chiến lược thành công cho một doanh nghiệp phát triển. Nguyên tắc này đã được áp dụng rất thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới và được biết đến là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật. “Kai” có nghĩa là liên tục và “zen” mang nghĩa là cải tiến. Kaizen tức là cải tiến không ngừng. Kaizen tiếp cận để tạo ra sự đổi mới liên tục dựa trên những thay đổi nhỏ, theo thời gian tích lũy thành một cải tiến lớn.
Nguyên tắc Kaizen xuất phát từ các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Canon, Honda…Sau đó, nguyên tắc này được áp dụng rộng rãi sang các lĩnh vực khác như dịch vụ , sản xuất, hệ thống kinh doanh và cả thậm chí trong đời sống cá nhân của mỗi người. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những nguyên tắc Kaizen để dẫn lối cho doanh nghiệp của bạn.
Các nguyên tắc mấu chốt của Kaizen trong doanh nghiệp
1. Định hướng lợi ích của khách hàng
Theo triết lý Kaizen, người được hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng, vì thế các sản phẩm hay dịch vụ phải đảm bảo các nhu cầu thiết thực cho khách hàng nếu không sẽ bị thị trường loại trừ. Đây là nguyên tắc kiên định và không thể biến đổi. Các doanh nghiệp đầu tiên cần phải tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, dịch vụ để nâng cao giá trị sản phẩm cũng như làm hài lòng khách hàng.
2. Liên tục cải tiến
Một khi công việc được bàn giao đã hoàn thành thì không đồng nghĩa với việc kết thúc, đó chỉ là bước đầu của một giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn tiếp theo. Khách hàng luôn có xu hướng thay đổi nhu cầu liên tục và cao hơn trong tương lai về các tiêu chuẩn, mẫu mã … của sản phẩm và dịch vụ. Chính vì thế, mỗi doanh nghiệp thiên hướng đề xuất những cải tiến mới mẻ và tầm nhìn chiến lược để thay đổi các sản phẩm, dịch vụ hiện tại một cách tối ưu hơn với nhu cầu khách hàng, sau đó có thể sản xuất một sản phẩm, dịch vụ mới đa dạng hơn. Một chiến lược cải thiện sản phẩm, dịch vụ tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn, mang lại hiệu suất tốt cho doanh nghiệp.
3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”
Đây là một nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh được nhiều doanh nghiệp áp dụng và đạt được kết quả tốt. Việc xây dựng phương châm làm việc “ lỗi do tôi, thành công do tập thể”, quy trách nhiệm đúng đắn cho cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ được giao để cùng nhau sửa đổi , hoàn thiện bản thân cũng như nhân viên của một doanh nghiệp. Mỗi cá nhân trong một doanh nghiệp cần phải phát huy năng lực, làm chủ bản thân vì lợi ích chung của tập thể, đưa quyền lợi doanh nghiệp lên hàng đầu.
4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở
Doanh nghiệp muốn đạt thành công trong quản trị nhân sự cần có sự cởi mở với nhân viên để thúc đẩy họ nhận ra những sai sót của mình và khắc phục nhanh nhất. Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu, quy trách nhiệm cho bản thân, không đổ lỗi và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên là các yếu tố cần thiết để duy trì doanh nghiệp . Các nhà lãnh đạo cần xây dựng tốt hệ thống quản lý thông tin nội bộ, các kênh thông tin hỗ trợ để các nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, các đồng nghiệp và lãnh đạo trong công ty.
5. Khuyến khích làm việc theo nhóm
Tạo dựng một hệ thống làm việc theo nhóm (teamwork) giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn và là một yếu tố quan trọng trong công ty. Ở mỗi nhóm sẽ được phân quyền hạn khác nhau, trong đó sẽ quy định một người có hiệu suất làm việc cao hơn sẽ được phân chức lãnh đạo (leader) trong nhóm đó để điều hành, sắp xếp và hướng dẫn các thành viên, đồng nghiệp khác làm việc để triển khai dự án hiệu quả. Team-leader đòi hỏi năng lực lãnh đạo chuyên nghiệp, biết cách điều phối các thành viên và tôn trọng uy tín và tính cách của họ, tất cả đều vì lợi ích cho công ty.
6. Quản lý các dự án kết hợp với bộ phận chức năng
Bố trí nguồn nhân lực được chọn lọc cùng với các bộ phận, phòng ban của công ty để thực thi dự án, đôi khi sẽ tận dụng nguồn lực từ bên ngoài. Đây là nguyên tắc góp phần làm tăng sự gắn kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp nhân viên thấu hiểu được vai trò và trách nhiệm của bản thân đối với công ty để từ đó tạo nên động lực để hướng tới mục tiêu chung cho toàn danh nghiệp.
7. Hình thành các mối quan hệ đúng đắn
Doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng cho công ty, bao gồm cả nhân viên và quản lý nhằm xây dựng niềm tin, lòng trung thành và chú trọng tính lâu dài của nhân viên không chỉ mang lại lợi ích chung của công ty mà còn khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp đối với khách hàng, với đối tác khác.
8. Rèn luyện ý thức, kỷ luật tự giác
Ý thức và kỷ luật tự giác được hình thành sẵn trong mỗi cá nhân. Đây không chỉ là nguyên tắc đạo đức mà còn là nghĩa vụ của mỗi nhân viên phải lưu ý và thực hiện. Các doanh nghiệp cần đề xuất những biện pháp cụ thể để hình thành ý thức kỷ luật, tự giác cho nhân viên để đồng nhất về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty.
9. Thông tin đến mọi nhân viên
Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban kể cả lãnh đạo đều luôn phải đề cập thông tin với nhau về tình hình , hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Thông tin là yếu tố rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp vì nó giúp điều hướng làm việc cho nhân viên , để họ hiểu được vai trò, tính chất của tình hình hiện tại và đánh giá, đề xuất phương pháp giải quyết có lợi cho công ty. Hơn thế nữa, truyền đạt thông tin từ người lãnh đạo đến các nhân viên phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng và người nhận thông tin phải hiểu được yêu cầu và mục tiêu của nhiệm vụ để lập kế hoạch và triển khai công việc hướng đến mục tiêu cao nhất.
10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả
Nguyên tắc Kaizen đã nỗ lực cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp thông qua các phương pháp như đào tạo kỹ năng, khuyến khích và tạo ra năng lực làm việc, phân quyền nội bộ, khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực, công nhận thành tích và khen thưởng… để thúc đẩy động lực làm việc cho các nhân viên làm việc năng suất hiệu quả cao trong công việc, đem lại lợi ích chung cho công ty.
KẾT LUẬN
Doanh nghiệp muốn thành công không chỉ cần một nhà lãnh đạo giỏi, mà văn hóa doanh nghiệp, định hướng phát triển, khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hãy lựa chọn và xác định con đường phát triển phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
